Interview mit Tanja Koppers, Head of Customs des Geschäftsbereichs Freight Forwarding der GEODIS Germany

GEODIS ist ein weltweit tätiger Transport- und Logistikdienstleister mit Niederlassungen in 60 und Netzwerkpartnern in 120 Ländern. Als Head of Customs des Geschäftsbereichs Freight Forwarding verantwortet Tanja Koppers für die 7 deutschen Standorte Zollabwicklung und Außenhandel. Wir haben mit ihr über die Arbeit mit dem AEO Manager der AWB gesprochen.

Seit wann arbeiten Sie mit dem AEO Manager?
Tanja Koppers (TK): Vor meiner jetzigen Position als Head of Customs bei GEODIS FF Germany (Geschäftsbereich Freight Forwarding mit 7 Standorten) habe ich die stellvertretende Zollfunktion bei GEODIS CL Germany (Geschäftsbereich Contract Logistics mit 14 Standorten) verantwortet. Hier wurde 2018 die Entscheidung getroffen, die bestehende AEO-Bewilligung auszuweiten: Wir waren bereits AEO-C und wollten nun AEO-F werden. Dieses Projekt wollten wir softwaregestützt umsetzen und haben uns deswegen für den AEO Manager der AWB entschieden. Inzwischen ist der AEO Manager auch für das Geschäftsfeld Freight Forwarding im Einsatz, für das ich seit 2020 tätig bin.

Welche Gründe gaben den Ausschlag für den Einsatz des AEO Managers?
TK: Mit einigen der Kolleginnen und Kollegen der AWB gab es bereits eine gute Zusammenarbeit. Das war sicher ein Faktor. Ganz wichtig war mir, dass im Hinblick auf das AEO-Monitoring die 14 deutschen Standorte der GEODIS CL Germany unkompliziert einbezogen werden konnten. Sonst kann in einem großen Unternehmen das Monitoring extrem arbeitsintensiv und damit zeitaufwendig werden.

Wie läuft das Monitoring in der Praxis ab?
TK: Den Startzeitpunkt und die Dauer des Monitorings legen wir individuell fest und weisen Benutzern bestimmte Fragen oder Fragenkomplexe zu. Ein ausgelagerter Benutzer, also etwa die IT-Abteilung, sieht so nur die Fragen, die sie auch wirklich betreffen. Auch die einzelnen Standorte erhalten nur Teile des Fragebogens. Das macht es übersichtlicher, und zwar sowohl für die Benutzer als auch für mich als Hauptnutzer. Als Headquarter sehe ich alles, kann den Fortschritt der Bearbeitung überprüfen und gegebenenfalls auf einzelne Personen und Standorte zugehen, sollte es „haken“. Aktiv erinnern muss ich in der Regel aber nicht, denn das System erinnert automatisch, etwa nach der Hälfte der Bearbeitungszeit.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Support durch die AWB gemacht?
TK: Ich arbeite mit einer festen Ansprechpartnerin zusammen, die schnell auf Anfragen reagiert. Die Support Hotline hab ich deswegen nur in Ausnahmefällen genutzt. Auch hier konnte immer schnell geholfen werden.

Von Seiten der Zollverwaltung gibt es regelmäßig Änderungen, zum Beispiel in den Monitoring-Fragenbögen. Nimmt der AEO Manager diese auf?
TK: Ja, auf jeden Fall. Zum Beispiel wurden 2018 die AEO-Fragebögen geändert. Das wurde umgehend abgebildet. Was noch dazu kommt: Die Zollämter stellen teilweise unterschiedliche Anforderungen, wie die Antworten zur Verfügung gestellt werden sollen. So wurden wir beispielweise aufgefordert, Antworten nur für die Bereiche zu übermitteln, in denen es Änderungen gab. Diesen Wunsch haben wir proaktiv an AWB herangetragen und die Option wurde daraufhin in die Software integriert.

Stehen aktuell Weiterentwicklungen an oder gibt es Funktionen, die Sie noch gerne hätten?
TK: Perspektivisch soll das Bewilligungsmanagement in das Tool integriert werden. Außerdem fände ich es sinnvoll, wenn man Daten direkt elektronisch an die Zollverwaltung übermitteln kann, ohne ein PDF erstellen zu müssen oder Bögen auszudrucken. Diese Option muss aber natürlich zunächst von der Zollverwaltung ermöglicht werden.

Neben der Möglichkeit, standortübergreifend zu arbeiten – welche Funktion empfinden Sie als besonders sinnvoll und wichtig?
TK: Wir laden alle relevanten Dokumente konsequent in den AEO Manager hoch und haben dadurch immer einen Überblick über das Gesamtprojekt. Auch die Kommentarfunktion trägt dazu bei. Es ist alles sehr übersichtlich, das spart viel Zeit.

Vielen Dank!

Frank Görtz
Frank GörtzGeschäftsführer

Über den Verfasser:

Frank bringt mehr als 25 Jahre Erfahrung in Zoll und Exportkontrolle mit: Als gelernter Speditionskaufmann war er in mehreren Unternehmen aus Logistik, Handel und Industrie in leitender Position tätig. Zuletzt hat er langjährig als Senior Director International Trade, Customs & Export Control in einem internationalen Konzern ein Team von 45 Mitarbeitern geleitet und das Top-Management, die Kunden und Geschäftsbereiche sowie Konzerntochterunternehmen in nationalen und internationalen Fragen des Zoll- und Außenwirtschaftsrechts beraten. Dank seiner Expertise und langjährigen Erfahrung in der Optimierung von Geschäftsprozessen konnte Frank damit erheblich zur Compliance und dem Geschäftserfolg beitragen.